原文出处：Sales Meeting Prep with ChatGPT Agents 原作者：OpenAI · 许可证：MIT License 中文译本由诸葛AI学院整理，仅供学习参考，版权归原作者与 OpenAI 所有。

用 ChatGPT 智能体准备销售会议

这篇手册演示如何在 ChatGPT 中搭建智能体（agent），具体来说是工作区智能体（workspace agent）。这一功能目前以研究预览（research preview）的形式向 ChatGPT Business、Enterprise 和 Edu 客户开放。工作区智能体是 GPTs 的演进形态，能跨工具协作，完成高价值任务，帮团队提速。

我们将用对话式搭建器创建一支工作区智能体，授予它访问团队日历和知识库的权限，再添加一个简报撰写技能（skill）来规范智能体的输出。之后测试这支团队智能体，给它排上固定的运行时间表，并分享给同事。

简介

ChatGPT 工作区智能体是一种共享智能体，可以在 ChatGPT 内运行可重复的工作流，也能独立端到端地完成任务。它们可以使用已连接的应用、遵循技能、按计划运行，还能分享给你工作区里的同事。

本文要搭建一支服务销售团队的工作区智能体。销售团队常常要手动收集客户纪要、近期客户反馈、产品使用指标和公司新闻，为接下来的客户会议做准备，非常耗时。

我们要做的智能体会在客户会议之前自动生成会议简报，简报以最新的客户数据为底，帮销售团队更高效地做准备。具体来说：它每天运行一次，检查明天有哪些客户会议，从 SharePoint 收集近期的客户背景资料，上网搜索这些公司最近 30 天的新闻以及每位与会者的背景信息，然后生成一份会议简报，存为 SharePoint 文档，并给我们发来一份执行摘要（executive summary）。

部署完成后，智能体每天都会自动运行；我们也可以随时在 ChatGPT 里手动调用它。

前置条件与设置

读完这篇手册并动手实践，你需要：一个已开通工作区智能体的 ChatGPT Business、Enterprise 或 Edu 工作区；一组应用（连接器，connector），让智能体能访问你的日历和客户信息。我们用 Google Calendar 和 Microsoft SharePoint 来演示，这样工作流会同时用到 Google Workspace 和 Microsoft 365 两侧的应用，你可以换成任何受支持的应用。智能体的通知走 Slack，你也可以改用邮件或其他通知渠道。

动手搭建之前，请让工作区管理员确认四项设置：

1. 智能体功能已在你的工作区启用。 工作区所有者可以为整个工作区开启智能体，并通过基于角色的权限控制（RBAC）把访问权分配给特定角色。
2. 你有搭建和分享智能体的权限。 管理员需要为你（或对应的 RBAC 用户组）开启创建智能体的权限。如果你打算把智能体分享出去，管理员可能还要为你开启发布权限。
3. 你需要的应用已启用。 本文用到的 Google Calendar、Gmail 和 SharePoint，需要管理员在工作区的应用设置里启用。
4. 【可选】Slack 已在工作区获批。 只有当你想通过 Slack 与智能体互动时才需要这一步。企业管理员要启用 "workspace agents for Slack" 应用，并通过 RBAC 把权限授予用户或用户组。你的 Slack 工作区也必须允许 ChatGPT Agents 这款 Slack 应用。

搭建智能体

对话式智能体搭建器（agent builder）是最快的起步方式。它能起草智能体档案、挑选应用、生成技能、编写指令，并准备一个可以在 Preview 里试用的智能体草稿。我们就走这条流程，然后逐项检查每个环节，方便你后续打磨。

如果你想找点自动化的灵感，也可以从预设的智能体模板入手，比如 Chief of Staff（幕僚长）、Data Analysis（数据分析）和 Customer Support（客服）这几支智能体。

1. 描述你的工作流

我们在智能体搭建器里输入下面这段文字（原文为英文提示词，供直接取用）：

```text Create an agent to help with sales meeting prep. The agent should check my Google Calendar for tomorrow's customer meetings. Exclude internal-only meetings and skip events with no external attendees.

For each customer meeting, pull recent notes and feedback from SharePoint, then search the web for any relevant company news from the last 30 days. Then write a 2-3 page meeting brief. Save the meeting brief as a SharePoint doc.

Then, send me an email with a daily summary of my upcoming meetings, with a link to the full brief. ```

你会看到助手先制定一份搭建计划，然后逐步构建每个组件。第一版草稿应该就能得到一支可用的智能体，包含名称、描述、指令和一组已连接的应用。

如果某些必需应用还没配置好，搭建器会引导你完成配置步骤。某个应用不可用时，你可以调整范围。比如没启用 Slack，就改让智能体给你发一封带销售会议文档的邮件。

2. 检查并配置你的应用

现在来检查各应用的配置。智能体能访问外部工具，所以必须搞清楚它在这些工具上有哪些操作权限，以及这些权限在智能体分享给同事之后会怎样变化。

注意，连接器的动作可以由管理员在工作区层面强制约束。比如管理员可以规定：工作区智能体对 SharePoint 连接器只能读，不能写。

我们可以逐个点开连接器，查看并修改它的权限。

Google Calendar 这一项，我们选择 End-user account（终端用户账号）。意思是：每个使用智能体的人都要用自己的 Google 日历完成授权，智能体访问的是各自的会议。

Google Calendar 只需要查看即将开始的会议和与会者，所以我们只启用读取类动作。权限还能收得更细，可以逐个勾选要启用或禁用的动作。

Gmail 连接器同样用 End-user account，因为每位使用者都会收到属于自己的会议简报邮件。

Microsoft SharePoint 这一项，我们用 Agent-owned account（智能体自有账号），绑定一个归属销售团队的服务账号。意思是：不管谁在使用这支智能体，它都能访问团队服务账号可见的全部 SharePoint 文件夹、文件和站点。

这里的业务需求是：在 SharePoint 里检索与客户相关的文档，然后新建一份会议准备文档。所以 SharePoint 连接器的权限范围要相应设定：放开较宽的读取动作，禁止批量写入，禁止删除。

除了上面这些已启用的连接器，智能体还自带网页搜索（Web search）能力，用来把最近 30 天的公开公司新闻补充进会议简报。

3. 启用技能与记忆，让输出稳定、贴合需求

使用工作区智能体的好处之一，是很容易保证输出高质量且风格一致。技能正是让智能体每次都按同一套流程生成会议准备文档的理想手段。

技能把指令、资源和脚本打包在一起，帮助智能体可靠地执行指令。要给智能体配一个技能，在智能体页面选择 "Add skill"（添加技能）。你可以上传已经做好的技能。技能基于开源的 agent skills 标准构建，可以在多个 AI 产品之间通用。你也可以直接在 ChatGPT 工作区智能体里使用内置的技能搭建器。

助手会阅读会议简报模板，帮我们创建一个匹配目标输出格式的自定义技能。想继续打磨，可以在搭建器里直接编辑技能，也可以上传供它使用的文件。

我们还会为智能体启用记忆（Memory）。记忆让智能体在不同的会话之间保留上下文：它有一个持久化文件夹，可以往里存笔记、草稿和产出。这里我们让智能体记住自己历次运行的情况，从而掌握每位用户的上下文。

注意，这份记忆不会在智能体的不同终端用户之间共享。用户可以在智能体页面查看自己的记忆。比如，某位用户让智能体忽略日历上某个不需要准备文档的会议，智能体在执行指令时就能调取这条记忆。

测试智能体

在安排定时运行、以及把智能体分享给同事之前，我们可以在搭建器右上角选择 Preview 或 Try in ChatGPT 来测试。也可以先点 Create 保存智能体，然后在 ChatGPT 输入框里 @ 它来调用。注意：刚创建的智能体默认只对你自己可用。

另外，搭建器已经自动生成了几条示例起始提示词（starter prompts），会显示在 ChatGPT 里智能体的旁边。想查看和编辑这些提示词，可以在智能体页面的 "Channels"（渠道）下选择 ChatGPT。

我们让智能体为日历上明天的会议准备简报，同时能看到它每一步动作的痕迹：调用连接器、引用技能和记忆，以及它完成任务过程中的思维链（chain of thought）推理。

运行结束后，智能体为每场即将开始的客户会议都生成了排版好的 SharePoint 文档，并给我们发来一封摘要邮件。（原文此处有两张截图：一张是收到的每日摘要邮件，正文列出了即将开始的会议并附上完整简报的链接；另一张是 SharePoint 里生成的会议简报文档。）

你还可以用不同的输入数据做更多测试。比如，让智能体为一场上周已经开过的会议补一份简报，再和人工写的准备文档做对比，甚至可以把那份人工文档放进技能的文件里当范例。你可以更新智能体指令、给它追加连接器和权限，或者修改技能，逐步打磨它产出的质量。

部署智能体

我们先把智能体设为每天下午 4 点运行，提前预览第二天的安排。在智能体页面右上角选择 Schedule（日程），再点 Add new schedule，指定运行时间，并附上具体的额外指令。

比如，除了工作日的每日定时，我们还可以加一个 "weekly prep"（每周准备）日程，每周日晚上运行，让智能体把本周每一场会议的准备简报都提前做好。

接下来把智能体分享给团队。在搭建器的 "Channels" 区域选择 ChatGPT，再点 Enable sharing（开启分享）。（注意：分享你创建的智能体，需要管理员授予相应权限。）

开启分享后会生成一个可分享链接。工作区里的任何人拿到链接，既可以直接和这支智能体对话，也可以复制一份，得到一个可以单独修改的分支版本。（别人复制出的智能体你访问不了，除非对方主动分享给你。目前同一支智能体不支持多人共同编辑。）

由于 Google Calendar 和 Gmail 选的是 End-user account，每位使用者都要自己登录这两个应用，智能体访问的是各自的会议和邮件。但 SharePoint 选的是 Agent-owned account，所以任何拿到分享的人都能访问这些 SharePoint 资源。

除了把智能体链接发给同事，你还可以把它上架到公司目录（company directory），让工作区里的每个人都能看到。入口：在 ChatGPT 中选择 Agents（智能体），再切到智能体目录标签页。