领导说："写个方案。"你在电脑前坐了四十分钟，憋出一句"为了做好相关工作"。写个请假申请你也犯怵：就三两句话，可怎么说才得体、怎么说不越礼，心里没底。
这不怪你文笔差。这类文字，一半是套路，一半是材料。套路是固定的，材料在你脑子里。让 AI 去处理套路，初稿就不用你硬磨了。
先看套路，再让它动笔
通知、申请、方案，骨架都是固定的。
| 文种 | 骨架 | 最要紧的一句 |
|---|---|---|
| 通知 | 为什么事 → 事项逐条列 → 落款日期 | 时间地点人物，说死，不许含糊 |
| 申请 | 向谁 → 申请什么 → 理由 → 结语（如"望批准"） | 诉求一句话摆明，别绕 |
| 方案 | 背景 → 目标 → 怎么干 → 分工预算 → 出问题怎么办 | 每步能落地，不是喊口号 |
让 AI 写，先报文种，它就知道搭哪个骨架。但只说"帮我写个通知"，它拿回来的是一篇填空模板，全是废话，你还得重做。
材料给够，它写的才像你写的
动笔之前，把这几样喂给它：
- 谁看、谁发。写给领导和写给员工，是两种腔调。
- 必须写进去的几件事。日期、地点、数字、人名，一条条列。
- 语气要求。正式还是随和，客气还是平级，说清楚。
- 最管用的一招：把你觉得写得好的旧文档贴一篇进去，说"照这个风格来"。
指令举个例子：
以部门名义给全体员工写一个通知：周四下午 2 点到 5 点在三楼会议室开年底总结会，全员到场，每人准备 5 分钟发言，汇报材料周三中午前交。语气随和一点，别太官腔，300 字以内。
时间、地点、要求、期限都给了，它出来的稿子基本能直接用。你省材料，它就省内容，剩下全靠编。
初稿归它，定稿归你
拿到初稿做三件事：
- 对事实。日期、数字、人名，逐个对照你的原话。AI 搬运材料时常犯一种迷糊：把"周三之前"写成"周三之后"，还会顺手给你编出一个不存在的"联系人张哥"。
- 摸语气。读一句，像不像你们单位的话？太卑微、太随便，就把感受原样丢回去："第一段太官腔，重写。"
- 砍废话。初稿里"为了……""本着……"这类套话不少，说它"砍两成字数，信息不减"，通常砍完更好读。
边界提醒：两类稿子别交给 AI。一类带内部信息：人事安排、工资数字、客户资料，贴出去前先想想合不合适。一类有格式硬要求：你们的文头、字号、署名顺序，AI 没见过你们单位的规矩，先问老同事，再让它照着办。还有，谁署名谁负责。稿子发出去之前，最后一遍必须你自己读完点确认，别让 AI 的初稿直接见人。
动手试试
- 今天或明天总有一个要写的东西（通知、请假条、活动安排都算）。先自己列出必须写进去的几件事，再把材料喂给 AI 要一篇初稿。对比一下时间：以前磨一篇要多久，现在挑和改要多久。
- 让 AI 把同一件事写两版：一版正式，一版随和。两版对照，判断哪版更适合你的读者，说出理由。说不出理由也没关系，让 AI 帮你讲，你看它讲得对不对。
- 翻出一篇你自己写的、觉得不错的旧文档，贴给 AI，说"总结这个写法：句式长短、称呼习惯、开头怎么起"。看它总结得准不准。准的话，下回写新材料就让它照这个风格执行。